13 گام برای برگزاری جلسه مجازی موفق

برنامه ریزی و تبلیغ یک رویداد مجازی موفق نیاز به دقت در جزئیات و مهارت های سازمان دهی دارد. اما تمام تلاش شما پس از میزبانی یک اجلاس مجازی پویا که به ارتباط با مخاطبان شما کمک می کند. و برند شما را به عنوان یک رهبر فکری در صنعت شما تثبیت می کند، نتیجه خواهد داد. در این راهنما، تمام مراحلی را که شما در فرآیند برنامه ریزی یک جلسه مجازی موفق نیاز دارید، پیدا خواهید کرد. سپس، نحوه میزبانی رویداد را به شما آموزش می‌ دهیم و پس از پایان، آن را پیگیری می‌ کنیم. در این آموزش با وبلاگ تهران سرور همراه باشید.

1. تحقیق و استراتژی

برای اینکه رویدادهای مجازی شما با مخاطبان همذات پنداری کند، ابتدا باید واقعاً آن ها را بشناسید. شما باید بفهمید:

• چه نوع محتوایی مورد علاقه آن ها است؟
• اجلاس مجازی شما چه مشکلاتی را حل خواهد کرد؟ یا اینکه به چه اهدافی کمک خواهد کرد تا به آن ها دست یابند؟
• کدام سخنرانان، کارشناسان یا تأثیرگذاران را تحسین می کنند؟
• به احتمال زیاد در چه زمانی به پخش زنده ملحق می شوند؟

هنگامی که مخاطبان خود را شناختید، گام بعدی انتخاب موضوعی است که با ارزش های برند شما همسو باشد. از ابزارهایی مانند Answer The Public یا Also Asked برای کاوش موضوعات پرطرفدار، سوالات پرطرفدار و نقاط مشترک و رایج در صنعت خود استفاده کنید.

2. انتخاب سخنرانان

به محض اینکه موضوع اجلاس مجازی خود را پیدا کردید، با سخنرانان مدنظرتان تماس بگیرید. آن ها حتما نباید اینفلوئنسر یا شخصیت های شناخته شده باشند. تخصص آن ها تنها چیزی است که شما نیاز دارید. در ضمن اگر نمی توانید جنبه های فنی اجلاس مجازی خود را به تنهایی مدیریت کنید، یک برگزار کننده رویداد مجازی باتجربه استخدام کنید. یک سازمان‌ دهنده رویداد می‌تواند به شما در راه‌ اندازی پلتفرم کنفرانس مجازی، مدیریت فرآیند ثبت‌ نام، تعدیل جلسات و عیب‌ یابی هرگونه مشکل فنی در طول جلسه مجازی کمک کند.

3. انتخاب بستر و پلتفرم جلسه مجازی

سپس، بهترین پلتفرم رویداد مجازی را انتخاب کنید که به شما امکاناتی نظیر موارد زیر را می‌ دهد:

• قابلیت پشتیبانی از تعداد بالای مخاطبان
• ضبط جلسات برای افرادی که نمی توانند به صورت زنده در جلسه مجازی شرکت کنند
• ایجاد صفحه ثبت نام
• قابلیت یادآوری های ایمیل خودکار را تنظیم کند
• کاربری ساده و آسانی داشته باشد
• قیمت مناسب

در این بخش پیشنهاد تیم تهران سرور استفاده از نرم افزارهای بیگ بلو باتن و ادوب کانکت است. نرم افزارهایی که به سادگی و با بهترین کیفیت امکان برگزاری انواع جلسات آنلاین و مجازی را برای شما فراهم می کنند. علاوه بر امکاناتی که در اختیار شما می گذارند، از قیمت مناسبی نیز برخوردار هستند.

4. برنامه ریزی و دستور کار

به طور کلی، جلسات مجازی می توانند از رویدادهای نیم روزه تا رویدادهای چند روزه متغیر باشند. مدت زمان ایده آل به اهداف، قالب و مخاطبان رویداد شما بستگی دارد. شما باید یک برنامه ریزی دقیق و دستور کار حساب شده برای جلسات خود در نظر بگیرید. هنگامی که دستور کار شما آماده شد، آن را با سخنرانان خود به اشتراک بگذارید و برای کمک به برنامه ریزی برای رویداد بزرگ، زمان مشخصی را اضافه کنید.

5. راه اندازی صفحه ثبت نام

قبل از اینکه برای تبلیغات وارد کانال های رسانه های اجتماعی شوید، باید اطلاعات شرکت کنندگان را جمع آوری کنید. در واقع باید فیلدها را در فرم ثبت نام خود سفارشی کنید تا اطلاعات لازم را برای تنظیم محتوای رویداد خود جمع آوری کنید. همچنین می توانید فرم ثبت نام خود را در صفحه فرود یا همان لندینگ پیج جلسه مجازی خود قرار دهید.

6. ایجاد استراتژی بازاریابی

از کانال های رسانه های اجتماعی و ابزارهای بازاریابی رویدادها برای تبلیغ جلسه مجازی خود استفاده کنید. فقط به پست اینستاگرامی خود بسنده نکنید. گروه ها و بحث های اجتماعی را پیدا کنید که در آن مخاطبان بالقوه شما از قبل درگیر آن موضوع هستند، مانند گروه های فیس بوک و لینکدین. همچنین، ایجاد یک هشتگ منحصر به فرد برای رویداد خود را در نظر بگیرید. این امر ردیابی منشن ها و تعامل مربوط به رویداد شما را آسان می کند.

7. شروع جلسه

جلسه را با روشن نگه داشتن ویدیو و تصویر خود شروع کنید. و صبورانه منتظر بمانید تا همه به آن بپیوندند. هنگامی که مخاطبان خوبی پیدا کردید، خود و تیم خود را معرفی کنید. سپس قوانین مهمی روشنی را تنظیم کنید و به مخاطبان یک نمای کلی از انتظارات از جلسه بدهید. به یاد داشته باشید که به محض شروع رویداد رکورد بزنید و به شرکت کنندگان خود نیز اطلاع دهید که جلسه در حال شروع است.

8. مخاطبان خود را درگیر جلسه کنید

به مخاطبان خود فرصت بدهید تا از سخنرانان سؤال بپرسند. می‌ توانید جلسات پرسش و پاسخ را در فواصل زمانی مشخص یا بعد از هر جلسه سخنران اجرا کنید. این کار باعث می شود تا تعامل بین حاضران افزایش پیدا کند و در نهایت جلسه مجازی شما به پویایی بهتری برسد. می‌ توانید یک ناظر را برای بررسی سؤالات تعیین کنید و از مرتبط بودن و مناسب بودن آن ها اطمینان حاصل کنید. آن ها به راحتی می توانند لیست سوالات را مدیریت کنند و برای پاسخ به آن ها به سخنران پیام خصوصی بدهند.

9. محتوای ایجاد شده توسط کاربر

شما باید شرکت کنندگان را تشویق کنید تا نقل قول ها، بینش ها و نکات برجسته رویداد را در کانال های رسانه های اجتماعی در طول رویداد زنده به اشتراک بگذارند و از هشتگ رویداد خود استفاده کنند. در واقع با این کار شما هر مخاطب را به یک تولید کننده محتوا برای تبلیغ جلسات خود تبدیل می کنید.

10. منابع قابل دانلود را به اشتراک بگذارید

اگر شما یا سخنرانانتان در مورد بینش های صنعتی خاص، گزارش های تحقیقاتی یا کتاب های الکترونیکی صحبت می کنید، باید آن فایل ها را با شرکت کنندگان خود به اشتراک بگذارید. به اشتراک گذاری چنین منابعی می تواند به جایگاه برند شما به عنوان یک رهبر فکری در صنعت شما و ایجاد اعتماد و اعتبار در بین مخاطبان هدف شما کمک کند.

11. راهنمایی شرکت کنندگان برای برداشتن گام بعدی

در حالت ایده‌آل، شما باید ارائه خود را با یک فراخوان برای اقدام واضح به پایان برسانید که مخاطبان شما را به اقدام وادار می‌کند. خواه آن ها نیاز به ثبت نام برای یک رویداد آینده، یا برنامه ریزی یک تماس آزمایشی داشته باشند. ارزش اجلاس مجازی شما باید فراتر از خود رویداد باشد. در حقیقت باید گفت ارزش جلسه مجازی شما در پایان و بعد از آن پس از راهنمایی شرکت کنندگان برای برداشتن قدم بعدی است.

12. پیگیری پس از پایان جلسه

برای همه کسانی که ثبت‌ نام کرده‌ اند یادداشت‌های تشکر بفرستید. حتی اگر شرکت نکرده‌اند. این همچنین یک فرصت عالی برای به اشتراک گذاشتن ضبط رویداد مجازی و یک نظرسنجی بازخورد کوتاه است.

13. تجزیه و تحلیل معیارهای جلسه مجازی بعدی

آخرین مرحله این است که معیارهای موفقیت جلسه مجازی خود را مشاهده کنید تا مشخص کنید چه کارهایی را باید انجام دهید یا برای رویدادهای بعدی خود بهبود دهید. این کار باعث می شود نقاط ضعف خود را حل و نقاط قوت خود را بهبود بخشید. در نتیجه جلسات با کیفیت تری را برگزار خواهید کرد. می توانید این موارد را نیز مورد بررسی قرار دهید:

• تعداد ثبت نام کنندگان و شرکت کنندگان
• تعداد بینندگان پخش مجدد
• پیام ها، سوالات و نظرسنجی ها
• مدت زمان متوسط